10 conseils pour préparer un salon professionnel

La participation à un salon professionnel constitue un coût important, trop aux yeux de certaines entreprises. Certes, il n’est pas simple d’amortir ces coûts rapidement. Cependant, les véritables bénéfices d’un salon professionnel sont vérifiables à plus long terme. Un salon peut accueillir plusieurs dizaines de milliers de visiteurs qui sont autant de prospects.

Une partie d’entre eux va seulement découvrir votre entreprise alors que d’autres vont peut-être devenir vos clients et rentabiliser vos frais engagés initialement.

Vous devez donc bien préparer un salon professionnel pour optimiser vos chances d’accroître votre visibilité et atteindre vos prospects cibles. Vous êtes en charge de préparer un salon professionnel pour votre entreprise, vous êtes très attendu. Voici nos conseils pour rentabiliser votre présence. Cette année, vous êtes en charge de l’organisation de la présence de votre entreprise sur le ou les salons clés pour votre industrie.

Comment bien préparer un salon professionnel ?

Pour rentabiliser les frais engagés dans la participation à un salon professionnel, il faut savoir le préparer au mieux. Cela se passe en plusieurs étapes continues : avant, pendant, après le salon. Vous l’avez compris, pas un instant à perdre si vous voulez être prêt le jour J. Vos deux meilleurs alliés : anticipation et rigueur dans l’exécution.

Après avoir arpenté plusieurs d’entre eux, voici notre liste de 10 conseils pour rentabiliser votre prochain salon professionnel :

1. Anticiper vos réservations
2. Inscrire les dates à l’agenda de vos collaborateurs
3. Définir vos objectifs commerciaux
4. Informer vos clients
5. Soigner la conception de votre stand
6. Choisir votre traiteur
7. Garantir un trafic continu de clients sur votre stand
8. Concevoir vos supports de communication
9. Faciliter la vie sur place
10. Tirer profit de l’après-salon

1 – Anticiper vos réservations

Réserver l’emplacement de votre stand. Tout se joue un an avant environ si vous voulez bénéficier d’un bon emplacement. Contactez l’organisateur pour négocier le plus en amont possible l’emplacement qui mettra le plus en avant votre marque. Certains salons font même des tarifs « early birds » si vous réservez et payez votre emplacement très tôt. Le coût est proportionnel au m2. A proximité d’une allée centrale ou d’acteurs qui génèrent beaucoup de flux de visiteurs est en général le ticket gagnant.

Réserver vos billets d’avion et votre hôtel pour bénéficier de tarifs avantageux et avoir le choix. Pour vous concentrer sur votre présence sur place, vous pouvez recourir à une agence de voyages en ligne. En cas de problèmes de dernière minute, elle vous permettra de rester focalisé sur vos missions sur le salon dans la mesure où elle saura s’occuper de tout pour vous. Un véritable plus quand on connaît le rythme extrêmement rapide au cours d’un salon.

2 – Inscrire les dates à l’agenda de vos collaborateurs

Si le management de votre entreprise doit être présent un ou plusieurs jours, indiquez très tôt les dates aux assistantes de direction. Elles coordonneront d’autant mieux les agendas qu’elles auront l’information très en amont.

Astuce :

Etablir un calendrier annuel des salons annuels auxquels votre entreprise participe, mettez-le à jour régulièrement au cours de l’année et partagez-le.

3 – Définir vos objectifs commerciaux

Définissez avec les équipes commerciales leurs objectifs, leurs besoins (espaces rendez-vous, mise en avant des produits, catering, espace démonstration, prise de parole, etc…).

C’est décisif pour pouvoir briefer votre standiste.

Faites valider l’enveloppe budgétaire dont vous disposez pour ne pas avoir de surprise. Et, définissez bien les règles d’affectation des coûts en interne. Qui prend en charge les frais de déplacement par exemple !

4 – Informer vos clients

Vous disposez de plusieurs options :

• Diffusion d’une séquence d’emailing à votre portefeuille clients annonçant votre présence, les informations pratiques , allée et numéro de stand.
  Construisez-la autour de vos messages marketing.
  Mettez en avant vos innovations.
  Insérez une courte vidéo : elle accroît le taux de clic et d’ouverture.
  Attention, beaucoup consulteront le message sur leur téléphone portable : pensez responsive ! et respectez bien le cadre de la RGPD dans la diffusion de l’emailing.
• Insertion d’un bandeau signature de mail avec dates, informations pratiques et lien du salon.
• Publication d’un post sur les réseaux sociaux.

5 – Soigner la conception de votre stand

Premier réflexe, récupérer le guide technique. Sans lui votre « standiste » ne peut pas travailler. Il est téléchargeable en ligne sur le site du salon ou sur votre espace client. Il dit tout des hauteurs autorisées, des consignes de sécurité, des distances à respecter, etc…

Vous devrez soumettre les plans de votre stand à l’organisateur pour obtenir une validation technique : autant ne pas refaire dix fois l’exercice !

Votre stand doit refléter votre image, vos valeurs, être fonctionnel au niveau des différents espaces, faciliter les flux. L’équation n’est jamais simple car vous travaillez à budget contraint. Choix des matériaux utilisés, du mobilier, des couleurs tout est important !

Astuce :

Vous avez besoin d’une connexion wifi gourmande et robuste. Celle proposée par l’organisateur est généralement insuffisante en termes de débit. Deux solutions : vous munir d’une clé 4 G ou souscrire une connexion dédiée pour votre stand. Attention, c’est souvent cher surtout à l’étranger. Il faut bien l’intégrer dans votre budget.

6 – Choisir votre traiteur

Votre stand doit faciliter les échanges et les rencontres.C’est un créateur de convivialité. Vous avez besoin d’un espace de catering permanent ou non. Organiser un cocktail client le jour où il y a le plus de fréquentation, en profiter pour annoncer la signature d’un contrat ou d’un partenariat est souvent payant. Demandez à vos équipes commerciales de jouer le jeu et d’inviter leurs clients. Pensez aussi à vérifier pour les boissons ce que le règlement intérieur de votre entreprise autorise ou non en matière d’alcool.

Le minimum à prévoir c’est la machine à café. Tasse ou gobelet ? Attention si vous utilisez des gobelets en plastique, votre image risque d’en prendre un coup !

Pensez aussi à la décoration du buffet, aux risques d’allergies, aux habitudes alimentaires (et aux interdits) du pays dans le quel votre salon se déroule.

Généralement, le salon référence un ou plusieurs traiteurs. Faites jouer la concurrence et assurez-vous qu’il a le personnel suffisant pour respecter ses engagements qualité et ponctualité pour le service.

7 – Garantir un trafic continu de clients sur votre stand

C’est aux commerciaux de jouer mais vous pouvez les aider en leur proposant un système de comptage et traçage des visiteurs de votre stand : douchette, QR code, etc… beaucoup de solutions existent.

Pensez aussi à organiser en amont la présence de vos forces commerciales sur toute la durée du salon afin d’éviter de vous retrouver seul à répondre aux questions de vos visiteurs .

8 – Concevoir vos supports de communication‍

Les supports doivent être nombreux et variés : Plaquettes, vidéos, goodies, cartes de visite, badges, pass exposants, pass visiteurs.
Ne vous y prenez pas la semaine qui précède car il y a des délais de fabrication et d’impression à respecter.

Astuce

Le montage est enfin achevé. Il est tard mais pensez à envoyer une photo du stand pour rassurer vos interlocuteurs internes qui sauront qu’ils n’auront pas de mauvaise surprise en arrivant demain !

9 – Faciliter la vie sur place

Vous avez achevé le montage de votre stand hier, tout testé et mis en place, c’est le jour J.

Premier réflexe : vous n’avez pas oublié de commander la prestation ménage sur toute la durée du salon pour que vous n’ayez pas à le faire en arrivant !

Prévoyez aussi d’arriver au moins 30’ avant l’ouverture au public pour tout mettre en place, connecter ordinateurs et écrans, accueillir le management, les équipes et être disponible pour chacun. Ils ont besoin de prendre leurs marques et vont vous poser une multitude de questions.

Avant que chacun ne soit à son poste, faites un court briefing sur les règles de sécurité, visualisez les issues de secours. Vous accueillez du public, vous êtes responsable de leur sécurité et de celle des collaborateurs de votre entreprise.

Votre rôle va être celui d’un facilitateur. L’œil sur tout pour que vos clients et l’interne vivent une expérience utilisateur intuitive, conviviale et sans stress.

Sans doute les commerciaux auront-ils prévus des rendez-vous avec leurs clients mais il faut aussi veiller à générer du trafic sur votre stand en créant des temps forts. : intervention d’un expert, démonstration produit, mini conférence, etc..

Pour cela aussi, pas de place à l’improvisation. Si les messages et contenus n’ont pas été réfléchis, pensés, préparés à l’avance, y compris le training des speakers, le résultat n’est pas garanti.

Pensez à relayer les différentes prises de parole et événements sur les réseaux sociaux. Cela aussi doit être anticipé ( prise d’images et de sons ) et coordonné avec la communication.

10 – Tirer profit de l’après-salon

Le salon a fermé ses portes. Le stand est démonté. Encore quelques réflexes.

• Remercier vos clients d’être venus via un post sur les réseaux sociaux ou sur le site de votre entreprise.
• Pensez aussi à vous assurer que les demandes d’informations ou de rendez-vous qui ont été déposées sur le stand ont bien étét raitées
• Faites une courte enquête de satisfaction interne, ce qui a marché, ce qui est à améliorer. Ces retours vous seront utiles pour la prochaine participation à un salon.

Mission réussie !